Kennzahlen-Dashboard für Geschäftsführer: die Lage am Morgen aus SAP und TANSS

Die erste Seite, die ich morgens öffne, ist schon fertig, bevor ich aufstehe. Um halb sechs rechnet sie sich selbst. Wenn ich mit dem ersten Kaffee draufschaue, weiß ich in einer Minute, wo wir stehen. Und, fast wichtiger, was ich heute entscheiden muss.

Einleitung: Zu viele Zahlen, zu wenig Lage

Früher hatte ich viele Zahlen und wenig Überblick. Umsatz im einen System, offene Posten im zweiten, Tickets im dritten. Jede Zahl für sich war richtig. Zusammen ergaben sie trotzdem kein Bild, weil sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten und nach unterschiedlichen Regeln entstanden.

Was gehört in ein Kennzahlen-Dashboard für Geschäftsführer?

Weniger, als man denkt. Bei uns sind es vier Kacheln und eine Liste:

• Umsatz im Monat bis heute, mit Vergleich zum Vorjahr
• Offene Posten, die fällig sind, und wie viele davon länger als 30 Tage
• Liquidität in sechs Wochen, nach Löhnen und Steuern
• Ticketeingang seit gestern, mit dringenden und solchen ohne Firma
• und darunter: Was heute Ihre Entscheidung braucht

Diese Liste ist das eigentlich Wertvolle. Sie zeigt nicht alles, was passiert ist, sondern nur, wo ich gefragt bin: eine Rechnung, die zu lange offen ist, Belege, die auf meine Freigabe warten, dringende Tickets ohne Techniker.

So machen wir es: ein Flow, zwei Wege

Der Flow hat zwei Wege, die sich am Ende treffen:

1. Um 5:30 Uhr rechnen. Der Zeitplan stellt die Abfragen zusammen, liest TANSS, zählt die offene Freigabemappe, lädt die Definitionen der Kennzahlen, fragt die Finanzzahlen in SAP ab und holt die Liquiditätsvorschau dazu. Die fertigen Werte werden mit Datum gespeichert. So entsteht ganz nebenbei eine Zeitreihe.
2. Beim Öffnen anzeigen. Ruft jemand die Seite auf, prüft der Flow zuerst den Zugang. Dann liest er die gespeicherten Werte, lädt die Definitionen für die Anzeige und baut daraus die Kacheln. Wer will, kann auch neu rechnen lassen.

Ein eigener kleiner Teil kümmert sich um den Ticketeingang: Er liest die neuen Tickets aus TANSS und bereitet sie so auf, dass man sofort sieht, was dringend ist und was keiner Firma zugeordnet werden konnte.

Drei Praxistipps für Ihre Morgen-Übersicht

1. Rechnen Sie vor, nicht beim Öffnen. Eine Seite, die beim Aufruf erst zwei Minuten SAP abfragt, öffnet niemand gern. Bei uns ist um 5:30 Uhr alles fertig.
2. Definieren Sie jede Zahl schriftlich. Was ist „Umsatz“? Mit oder ohne Gutschriften? Bei uns steht jede Definition in einem Register, das Cockpit liest sie von dort. So reden wir im Meeting über die Sache, nicht über die Zahl.
3. Zeigen Sie Entscheidungen, nicht nur Werte. Die Liste „Was heute Ihre Entscheidung braucht“ wird bei uns häufiger angeklickt als jede Kachel.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

• Wirtschaftlich: Offene Posten und Liquiditätslücken fallen erst auf, wenn es eng wird.
• Für Sie persönlich: Der Tag beginnt mit Zusammensuchen statt mit Entscheiden.
• Im Team: Jeder hat seine eigene Zahl. Und jede Diskussion beginnt mit der Frage, welche stimmt.

Häufige Fragen

Warum nicht einfach ein fertiges BI-Werkzeug?

Kann man machen. Uns war wichtig, dass die Lage im selben Cockpit liegt, in dem wir auch handeln. Ein Klick auf die offene Rechnung führt direkt zur Mahnung, ein Klick auf die Freigabemappe direkt zur Freigabe.

Wie viele Kennzahlen sind sinnvoll?

So wenige wie möglich. Lieber fünf, auf die jemand reagiert, als fünfzig, die keiner liest.

Was, wenn die Berechnung nachts ausfällt?

Dann zeigt die Seite den letzten Stand mit Datum, und man kann neu rechnen lassen. Fehlende Tage lassen sich nachholen.

Fazit

Eine gute Morgen-Übersicht ist kein Bericht, sondern ein Startpunkt. Sie zeigt in einer Minute, wo man steht, und führt direkt zu den Dingen, die heute eine Entscheidung brauchen. Bei uns rechnet sie sich um halb sechs, ich lese sie beim ersten Kaffee.

Welche vier Zahlen wären es bei Ihnen? Im Taktcheck finden wir sie und schauen, woher sie kommen.