Liquiditätsvorschau automatisieren – jeden Montag fortgeschrieben, ohne Excel

Es gibt diese eine Frage, die sich jeder Unternehmer regelmäßig stellt: Wie sieht es in ein paar Wochen auf dem Konto aus? Bei uns hat die ehrliche Antwort darauf früher einen halben Vormittag gekostet. Also haben wir sie zu selten gestellt.

Einleitung: Wichtig, aber nie dringend

Die Liquiditätsplanung ist ein klassischer Kandidat für „mache ich, wenn Zeit ist“. Sie ist wichtig, aber selten dringend. Bis sie es plötzlich ist. Dann sitzt man mit Kontoauszügen, offenen Posten und einer alten Excel zusammen und versucht, in zwei Stunden nachzuholen, was man in zwei Monaten verpasst hat.

Was ist eine automatische Liquiditätsvorschau – und warum ist sie wichtig?

Eine Liquiditätsvorschau zeigt, wie sich der Kontostand in den nächsten Wochen voraussichtlich entwickelt. Sie verbindet drei Dinge:

• Was kommt rein? Offene Forderungen und erwartete Zahlungen.
• Was geht raus? Offene Verbindlichkeiten, Löhne, Steuern, feste Kosten.
• Wo stehen wir heute? Der aktuelle Stand aller Bankkonten, inklusive Kreditlinien.

Automatisch heißt: Diese drei Quellen werden regelmäßig zusammengeführt, ohne dass jemand kopiert. Der Wert liegt nicht in der einzelnen Vorschau, sondern in der Regelmäßigkeit. Wer jede Woche hinschaut, sieht Engpässe Wochen vorher. Wer einmal im Quartal hinschaut, sieht sie, wenn sie da sind.

So machen wir es: jeden Montag um 6:45 Uhr

Jeden Montag um 6:45 Uhr läuft der Flow los:

1. Daten lesen: offene Posten aus SAP und die Bankumsätze, dazu unsere Banklinien und die letzte Fassung der Vorschau.
2. Rechnen: Die Vorschau wird fortgeschrieben, nicht neu erfunden. So sieht man, was sich gegenüber letzter Woche verändert hat.
3. Ablegen: Eine neue Fassung wird gespeichert, der Bericht hängt daran und liegt zusätzlich in OneDrive.
4. Melden: Ich bekomme eine kurze Nachricht in Teams.

Zwei Sicherungen waren mir wichtig. Erstens gibt es einen Probelauf: Der Flow rechnet alles, schreibt aber nichts. Erst wenn das Ergebnis plausibel ist, wird wirklich geschrieben. Zweitens prüft der Flow bei Abrufen aus unserem Cockpit, wer fragt. Finanzzahlen sieht nur, wer sie sehen darf.

Für diesen Lauf haben wir eine Stunde Handarbeit pro Woche als Zeitgewinn hinterlegt. Ehrlich gesagt ist das eher vorsichtig gerechnet – früher ist es oft mehr geworden, weil ich zwischendurch gesucht habe, welche Zahl die richtige ist.

Drei Praxistipps für Ihre Liquiditätsplanung

1. Fortschreiben statt neu bauen. Eine Vorschau, die jede Woche auf der letzten aufbaut, zeigt Veränderungen. Eine, die jedes Mal neu entsteht, zeigt nur einen Stand.
2. Probelauf vor Schreiben. Gerade bei Finanzdaten sollte eine Automation erst zeigen, was sie tun würde, bevor sie es tut.
3. Zugriff klar regeln. Wer automatisiert Zahlen verteilt, muss genauso klar regeln, wer sie sehen darf.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

• Wirtschaftlich: Engpässe fallen erst auf, wenn sie da sind. Dann bleiben nur teure Lösungen.
• Gegenüber Bank und Steuerberatung: Eine gepflegte Vorschau schafft Vertrauen. Eine, die erst auf Nachfrage entsteht, eher nicht.
• Für Sie persönlich: Die Unsicherheit bleibt im Hinterkopf. Und die kostet mehr Energie, als man denkt.

Häufige Fragen

Ersetzt das meine Steuerberatung?

Nein. Die Vorschau ist ein Werkzeug für Sie als Unternehmer. Die Steuerberatung bekommt dadurch aber bessere und aktuellere Zahlen.

Welche Systeme braucht man?

Eine Buchhaltung mit offenen Posten und Zugang zu den Bankumsätzen. Bei uns sind das SAP Business One und SFirm. Andere Systeme funktionieren genauso, solange es eine Schnittstelle oder einen Export gibt.

Warum montags?

Weil die Woche dann beginnt. Wer montags weiß, wie es aussieht, kann in der Woche noch reagieren.

Fazit

Eine Liquiditätsvorschau ist kein Hexenwerk. Sie ist Fleißarbeit – und Fleißarbeit kann eine Maschine besser. Bei uns liegt sie jeden Montag bereit, bevor der erste Termin beginnt.

Wenn Sie Ihre Zahlen auch lieber regelmäßig sehen wollen statt zu spät: Im Taktcheck schauen wir, welche Quellen Sie haben und wie schnell daraus eine Vorschau wird.