Jahresabschluss vorbereiten mit Automatisierung: Kontoauszüge, Zahlungen und Inventur gegen SAP prüfen

Jedes Jahr im Dezember kommt dieselbe Liste von der Steuerberatung. Kontoauszüge zum 31.12.? Offene Posten? Zahlungen ohne Beleg? Inventur? Und jedes Jahr haben wir dieselben Fragen von Hand beantwortet, mit SAP-Abfragen, Excel und viel Suchen. Irgendwann habe ich mich gefragt: Warum beantworten wir eine Liste, die sich jedes Jahr wiederholt, jedes Jahr neu?

Einleitung: Die Fragen sind immer gleich

Der Jahresabschluss ist kein Hexenwerk, sondern eine Prüfliste. Die Punkte sind jedes Jahr dieselben, nur die Zahlen ändern sich. Genau das ist ideal für eine Automation: Die Maschine prüft, was sich prüfen lässt, und der Mensch schaut nur noch auf die Abweichungen.

Was heißt „Jahresabschluss vorbereiten“ in der Praxis?

Für uns sind es vor allem diese Punkte, je Gesellschaft:

• Stimmen die Kontoauszüge zum 31.12. mit SAP überein?
• Sind alle Eingangsrechnungen des Jahres aus dem Belegportal auch in SAP gebucht?
• Gibt es Zahlungen ohne Rechnung oder Belege ohne Zahlung zum Stichtag?
• Ist die Verrechnung zwischen den Gesellschaften für alle zwölf Monate erledigt?
• Passen die Lagerbuchungen zur Inventur?
• Liegen Inventurliste und Abschlussunterlagen aus SAP bereit?

So machen wir es: ein Autopilot mit acht Teilstrecken

Der Autopilot arbeitet nicht nur im Dezember. Das meiste läuft jeden Tag:

1. Kontoauszüge, werktags 7:20 Uhr: Der Flow liest die eingelesenen Auszüge und Umsätze, fragt das Banking-Programm ab und vergleicht beides. Ist das Banking gerade nicht erreichbar, wartet er drei Minuten und versucht es noch einmal.
2. Morgenlauf, werktags 7:30 Uhr: Offene Posten und Zahlungen werden ausgewertet, neue Vorschläge festgehalten. Wer im Cockpit nachschaut, sieht nur die Vorschläge von heute.
3. Jahresabschluss: Für jede Gesellschaft liest der Flow die Checkliste und stellt die SAP-Abfragen zusammen: manuelle Zu- und Abgänge, Inventurbuchungen, Kontenbezeichnungen, Bankkonten. Daraus baut er die Übersicht. Ist die Inventur durch, lassen sich die Unterlagen im Cockpit festschreiben.
4. Laufkontrolle: Ein eigener Teil schaut auf alle überwachten Buchhaltungs-Flows. Was lief in den letzten 24 Stunden, was hängt, welche Belege warten, gab es Buchungsfehler? Das Ergebnis steht als Ampel im Cockpit.

Zwei Teile mag ich besonders. Die Ticketprüfung nimmt eine Rechnung aus SAP, liest den Ticketverlauf dazu, sucht Unstimmigkeiten und lässt eine KI das Ergebnis in drei Sätzen zusammenfassen. Und die Kontrolle „KI und Mensch“ vergleicht die Buchungsvorschläge der letzten 60 Tage mit dem, was in SAP tatsächlich gebucht wurde. So sehen wir schwarz auf weiß, wie gut die Vorschläge sind und wo Menschen anders entscheiden.

Drei Praxistipps für Ihren Abschluss

1. Machen Sie aus der Liste der Steuerberatung eine Checkliste. Jeder Punkt, der sich jedes Jahr wiederholt, ist ein Kandidat für eine automatische Prüfung.
2. Prüfen Sie täglich, nicht im Dezember. Ein Kontoauszug, der jeden Morgen abgeglichen wird, ist am 31.12. kein Thema mehr.
3. Kontrollieren Sie die KI. Wenn eine KI Buchungen vorschlägt, sollte regelmäßig verglichen werden, was daraus wurde. Erst das schafft Vertrauen.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

• Wirtschaftlich: Der Abschluss dauert länger, die Steuerberatung rechnet mehr Stunden ab.
• Rechtlich: Unklare Posten zum Stichtag sind genau die Stellen, nach denen bei einer Prüfung gefragt wird.
• Im Team: Der Dezember wird zum Stressmonat, ausgerechnet dann, wenn alle in den Urlaub wollen.

Häufige Fragen

Ersetzt das die Steuerberatung?

Nein. Die Steuerberatung bekommt bessere Unterlagen, früher und mit weniger Rückfragen. Den Abschluss macht sie weiterhin.

Bucht der Autopilot selbst?

Er macht Vorschläge und prüft. Gebucht wird nach Freigabe durch einen Menschen. Wie gut die Vorschläge sind, zeigt die Kontrolle „KI und Mensch“.

Funktioniert das nur mit SAP Business One?

Bei uns ja, weil es bei uns im Einsatz ist. Das Prinzip passt auf jede Buchhaltung, die Abfragen über eine Schnittstelle erlaubt.

Fazit

Der Jahresabschluss ist bei uns keine Suchaktion mehr, sondern eine Checkliste, die sich zum großen Teil selbst abhakt. Die Maschine prüft jeden Tag, der Mensch schaut auf die Abweichungen. Und im Dezember bleibt tatsächlich Zeit für den Urlaub.

Wie läuft der Abschluss bei Ihnen? Im Taktcheck schauen wir, welche Punkte Ihrer Liste sich automatisch prüfen lassen.