TANSS-Leistungen automatisch prüfen – bevor die Rechnung rausgeht

Kurze Frage an alle Systemhaus-Kollegen: Wissen Sie, wie viel Zeit bei Ihnen jeden Monat nicht abgerechnet wird? Wir wussten es lange nicht. Und als wir es wussten, war ich kurz sprachlos.

Einleitung: Die Arbeit ist gemacht. Nur weiß es die Rechnung nicht.

Ein Techniker löst ein Problem, schreibt seine Zeit ins Ticket und macht weiter. Das ist richtig so, er soll ja Probleme lösen und nicht Verwaltung machen. Ob die Leistung zum Vertrag passt, ob sie im Leistungskatalog steht, ob der Text für den Kunden verständlich ist – das fällt erst bei der Rechnung auf. Oder gar nicht.

Am Monatsende sitzt dann jemand vor einer langen Liste und prüft. Mit viel Erfahrung, wenig Zeit und dem Wissen, dass der nächste Monat schon wieder läuft.

Was heißt „Leistungen prüfen“ – und warum ist das so wichtig?

Leistungsprüfung heißt für uns: Jede gebuchte Zeit wird gegen drei Fragen gehalten.

1. Passt sie zum Auftrag? Steht im Ticket überhaupt, dass das gemacht werden sollte?
2. Passt sie zum Vertrag? Ist das inklusive, gehört es in ein Kontingent oder ist es extra?
3. Versteht der Kunde den Text? „Erledigt“ ist kein Leistungstext.

Klingt simpel. Bei ein paar hundert Buchungen im Monat ist es das nicht. Und genau da liegt das Geld, das Ihnen am Ende fehlt – nicht in großen Projekten, sondern in vielen kleinen Viertelstunden.

So machen wir es: ein Flow, der jede Nacht und alle 30 Minuten hinschaut

Der Flow läuft zweimal im Takt:

• Nachts um 3 Uhr prüft er alle Leistungen des Vortages komplett: Leistungscheck, Abgleich mit dem Servicekatalog, Bewertung der Auftragstreue.
• Tagsüber alle 30 Minuten (Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr) schaut er auf das, was Techniker gerade buchen, und weist früh auf Lücken hin – solange sich noch jeder erinnert, was er gemacht hat.

Die KI liest dabei das Ticket, den offenen Chat und die Buchung. Sie gibt ein Urteil ab, schlägt bei Bedarf einen besseren Leistungstext vor und begründet, warum etwas nicht passt. Freigeben tut sie nichts allein. Abweichungen landen mit Begründung im Ticket-Chat bei der Dispo. Ein Mensch entscheidet.

Zwei Dinge haben mich überrascht. Erstens: Die meisten Abweichungen sind keine Fehler, sondern fehlende Informationen. Der Techniker wusste, warum er länger gebraucht hat – es stand nur nirgends. Zweitens: Seit die Prüfung neutral und jeden Tag passiert, sind die Gespräche im Team viel sachlicher. Es geht nicht mehr um „Wer hat da wieder…“, sondern um „Was fehlt im Ticket?“.

Drei Praxistipps für Ihr Systemhaus

1. Fangen Sie mit dem Leistungstext an. Ein verständlicher Text spart später die meisten Rückfragen. Das ist der schnellste Gewinn – und die KI ist darin richtig gut.
2. Prüfen Sie täglich, nicht monatlich. Nach vier Wochen weiß niemand mehr, warum eine Buchung so aussieht. Nach einem Tag schon.
3. Lassen Sie die Entscheidung beim Menschen. Die Maschine sortiert vor und begründet. Freigeben, kürzen oder nachfragen bleibt Aufgabe der Dispo. Das schafft Vertrauen im Team.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

• Wirtschaftlich: Jede nicht abgerechnete Viertelstunde fehlt direkt im Ergebnis. Über ein Jahr und ein ganzes Team summiert sich das schneller, als man denkt.
• Im Team: Die Monatsprüfung bleibt an ein, zwei Leuten hängen. Fallen die aus, bleibt sie liegen.
• Beim Kunden: Unklare Leistungstexte führen zu Rückfragen – und im schlimmsten Fall zu Misstrauen gegenüber der ganzen Rechnung.

Häufige Fragen

Sieht die KI Kundendaten?

Sie sieht das, was für die Prüfung nötig ist: Ticket, Chat und Buchung. Das Modell läuft über eine Schnittstelle, die keine Daten zum Training verwendet, und n8n selbst steht bei uns im eigenen Rechenzentrum. Für Ihr Systemhaus klären wir das vorher gemeinsam.

Brauche ich dafür TANSS?

Unser Flow ist für TANSS gebaut, weil wir selbst damit arbeiten. Das Prinzip funktioniert mit jedem Ticketsystem, das eine Schnittstelle hat. Mit TANSS sind wir aber am schnellsten, weil wir die Eigenheiten kennen.

Wie lange dauert die Einführung?

Die erste Prüfstufe, also Leistungstext und Katalogabgleich, läuft meist nach wenigen Wochen. Danach wächst der Flow mit Ihren Regeln. Wichtig ist, dass die Dispo von Anfang an dabei ist.

Fazit

Mehr Umsatz muss nicht mehr Arbeit heißen. Oft reicht es, die Arbeit, die ohnehin gemacht wird, sauber auf die Rechnung zu bringen. Bei uns erledigt das ein Flow, der nie müde wird – und die Dispo entscheidet.

Wenn Sie wissen wollen, wie viel bei Ihnen liegen bleibt: Im Taktcheck schauen wir uns in 15 Minuten an, wo Sie heute stehen. Ich zeige Ihnen gern, wie es bei uns aussieht.