Unternehmens-Cockpit mit n8n: wie wir SAP, TANSS und Microsoft 365 auf einer Oberfläche bündeln

Ich habe einmal gezählt, wie viele Programme ich an einem normalen Vormittag offen hatte. SAP-Client, TANSS, Banking, Belegportal, Outlook, Teams, zwei Excel-Listen, Airtable. Und dann noch die eine Webseite, auf der man die Einkaufspreise nachschlägt. Zwölf Fenster für Arbeit, die eigentlich in einen Kopf passt.

Einleitung: Nicht die Systeme sind das Problem, sondern die Wege dazwischen

SAP ist gut in Buchhaltung, TANSS ist gut in Tickets, Microsoft 365 ist gut in Kommunikation. Jedes System für sich macht seinen Job. Anstrengend wird es zwischen den Systemen: eine Zahl hier nachschlagen, dort eintragen, im dritten System prüfen, ob es geklappt hat. Genau diese Wege kosten den Tag.

Was ist ein Unternehmens-Cockpit – und warum lohnt es sich?

Ein Cockpit ist für uns eine Oberfläche, auf der die täglichen Entscheidungen liegen. Nicht noch ein System mit eigenen Daten, sondern eine Schicht über den vorhandenen Systemen. Es zeigt, was heute zu tun ist, und erledigt den Rest im Hintergrund.

Der Unterschied zu einem Dashboard: Ein Dashboard zeigt Zahlen. Im Cockpit kann man handeln. Leistungen freigeben, eine Rechnung anlegen, einen Beleg buchen, eine Rückfrage an den Techniker schicken, ohne das System zu wechseln.

So machen wir es: über 30 Flows, eine Oberfläche

Hinter dem Cockpit stecken über 30 n8n-Flows mit zusammen rund 2.400 Knoten. Jede Seite und jeder Knopf ist ein eigener Webhook, also eine Adresse, die n8n beantwortet. Klickt man auf „Freigeben“, startet genau die Teilstrecke, die für die Freigabe zuständig ist.

Die Module im Überblick:

• Überblick: Lage am Morgen, Tagesbrief
• Geld: Abrechnung, Belegfreigabe, Autopilot Buchhaltung, Liquidität, Bankreporting
• Betrieb: Technik-Arbeitsplatz, Zeitstrahl, Artikelstamm, Vertragswerk
• Markt: Marketing-Planung, Bildfreigabe, Sichtbarkeit, Vertrieb

Die Daten bleiben, wo sie hingehören. Buchungen stehen in SAP, Tickets in TANSS, Dokumente in Microsoft 365. Das Cockpit liest und schreibt nur über deren Schnittstellen. Was nirgends sonst hingehört, etwa Freigaberegeln oder Protokolle, liegt in Airtable.

Drei Regeln, die in jedem Modul gelten

Wer viele Flows baut, braucht Regeln. Diese drei stehen bei uns in jeder Teilstrecke, ohne Ausnahme:

1. Zugang prüfen. Jede Anfrage lädt zuerst die Person und prüft, ob sie das darf. Finanzzahlen sieht nur, wer sie sehen soll. Das steht nicht in einer Einstellung irgendwo, sondern in jedem einzelnen Ablauf.
2. Probelauf vor dem Schreiben. Alles, was in SAP oder TANSS schreibt, kann erst einmal „trocken“ laufen. Man sieht, was passieren würde, und entscheidet dann. Beim Anlegen einer Rechnung setzt der Flow zusätzlich eine Sperre, damit niemand doppelt klickt.
3. Zeitgewinn messen. Jede Aktion meldet, wie viel Handarbeit sie gerade ersetzt hat. So wissen wir, welches Modul sich lohnt, und streiten nicht über Gefühle.

Drei Praxistipps, wenn Sie selbst ein Cockpit wollen

1. Starten Sie mit einer Seite. Bei uns war es die Belegfreigabe. Erst als die lief, kam das Nächste dazu.
2. Bauen Sie Knöpfe, keine Berichte. Ein Bericht wird gelesen und vergessen. Ein Knopf, der eine Aufgabe erledigt, wird jeden Tag benutzt.
3. Lassen Sie die Daten in den Systemen. Ein Cockpit mit eigener Datenhaltung ist nach einem Jahr ein weiteres System, das gepflegt werden will.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

• Wirtschaftlich: Die teuerste Zeit im Betrieb, die von Geschäftsführung und Verwaltung, geht für Fensterwechsel drauf.
• Im Team: Wer weiß, in welchem System was steht, wird unersetzlich. Und genau das will man nicht.
• Für Entscheidungen: Wenn jede Antwort fünf Klicks entfernt ist, wird weniger gefragt und mehr geschätzt.

Häufige Fragen

Ist das ein fertiges Produkt?

Nein. Unser Cockpit ist auf unseren Betrieb zugeschnitten. Für Kunden bauen wir die Module, die bei ihnen gebraucht werden, auf denselben Grundlagen und mit denselben drei Regeln.

Braucht man dafür SAP und TANSS?

Nein. Das Prinzip funktioniert mit jedem System, das eine Schnittstelle hat. SAP Business One und TANSS sind bei uns im Einsatz, deshalb kennen wir sie am besten.

Wie sicher ist das?

Jede Aktion prüft den Zugang der Person, schreibende Aktionen laufen erst als Probelauf, und alles wird protokolliert. n8n läuft selbst gehostet, die Daten bleiben in den Quellsystemen.

Fazit

Ein Cockpit ersetzt keine Systeme. Es ersetzt die Wege dazwischen. Bei uns hat das den Vormittag von zwölf Fenstern auf eins gebracht. In den nächsten Beiträgen zeige ich die einzelnen Module: die Abrechnung, den Autopiloten für die Buchhaltung und die Lage am Morgen.

Wenn Sie wissen wollen, welche Seite bei Ihnen zuerst ins Cockpit gehört: Im Taktcheck finden wir das in 15 Minuten heraus.