Leistungsabrechnung im Systemhaus: Leistungen aus TANSS prüfen, freigeben und in SAP abrechnen

Die Abrechnung war bei uns lange ein fester Tag im Monat. Tür zu, Kaffee, zwei Bildschirme, TANSS links, SAP rechts. Ticket öffnen, Zeiten ansehen, Vertrag prüfen, Text umschreiben, Rechnung anlegen, nächstes Ticket. Wer an diesem Tag gestört hat, hatte schlechte Karten.

Einleitung: Die Arbeit steckt vor dem Klick

Das Anlegen einer Rechnung dauert Sekunden. Was dauert, ist alles davor: Passt die Zeit zum Auftrag? Ist das im Vertrag oder extra? Versteht der Kunde den Text? Gibt es Überschneidungen, weil ein Techniker zur gleichen Zeit auf zwei Tickets gebucht hat? Genau diese Fragen hat das Abrechnungsmodul übernommen. Die Antworten sind meistens schon da, wenn ich die Seite öffne.

Was gehört zu einer sauberen Leistungsabrechnung?

Für uns vier Dinge:

1. Vollständigkeit: Alles, was geleistet wurde, ist erfasst und zugeordnet.
2. Plausibilität: Die Zeit passt zu dem, was im Ticket passiert ist.
3. Verständlichkeit: Der Kunde versteht, wofür er bezahlt.
4. Sauberkeit: Nichts wird doppelt abgerechnet, und danach ist in beiden Systemen klar, was verbucht ist.

So machen wir es: 12 Teilstrecken, eine Seite

Die Seite zeigt die offenen Leistungen je Ticket, mit Kunde, Zeit, Betrag und Prüfstatus. Dahinter laufen zwölf Teilstrecken, die wichtigsten:

• Leistungen laden: Der Flow liest die offenen Leistungen aus der TANSS-Datenbank und dazu aus SAP die Aufträge, Kundeneinstellungen und Preise, für beide Gesellschaften. Material wird automatisch bepreist.
• Plausibilität prüfen: Nachts zwischen 20 und 5 Uhr geht ein Lauf stündlich die Kandidaten durch. Er liest den Ticketverlauf, lässt ein Prüfmodell einschätzen, ob die Zeit zum Verlauf passt, und legt das Ergebnis ab. Ist etwas unklar, geht eine Rückfrage an den Techniker.
• Rechnungstexte entwerfen: Alle 30 Minuten sucht ein Lauf Leistungen ohne guten Text und formuliert einen Vorschlag aus dem Ticketverlauf.
• Überschneidungen korrigieren: Hat jemand zur gleichen Zeit auf zwei Tickets gebucht, zeigt das Cockpit es an. Man kann es direkt in TANSS korrigieren oder als geprüft vermerken.
• Einstellungen je Kunde: Die Abrechnungsart eines Kunden lässt sich im Cockpit setzen. Sie wird in TANSS und SAP gleichzeitig geschrieben.

Und dann der eine Knopf: „Rechnung in SAP anlegen“. Der Flow baut die Rechnung aus den freigegebenen Leistungen, sucht vorher nach einer doppelten Rechnung, setzt eine Sperre, damit niemand zweimal klickt, legt die Rechnung in SAP an und markiert die Leistungen danach in TANSS als verbucht. Auch hier gibt es einen Trockenlauf, der zeigt, was passieren würde.

Drei Praxistipps für Ihre Abrechnung

1. Prüfen Sie nachts, entscheiden Sie tagsüber. Die Fleißarbeit läuft, wenn niemand wartet. Am Morgen liegt nur noch die Entscheidung auf dem Tisch.
2. Machen Sie Überschneidungen sichtbar. Doppelte Buchungen sind selten böse Absicht, aber sie kosten Vertrauen beim Kunden. Ein Hinweis im Cockpit reicht meistens.
3. Schreiben Sie in beide Systeme oder in keins. Eine Rechnung in SAP ohne verbuchte Leistungen in TANSS führt garantiert zu Doppelabrechnungen.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

• Wirtschaftlich: Leistungen bleiben liegen oder werden zu spät abgerechnet. Beides kostet Geld und Liquidität.
• Beim Kunden: Unklare Texte und Doppelbuchungen führen zu Rückfragen und im schlimmsten Fall zu Misstrauen.
• Im Team: Die Abrechnung hängt an der einen Person, die weiß, wie es geht.

Häufige Fragen

Rechnet die KI ab?

Nein. Die KI schätzt die Plausibilität ein und schlägt Texte vor. Freigeben und die Rechnung anlegen tut ein Mensch, mit einem Klick.

Funktioniert das mit mehreren Gesellschaften?

Ja. Bei uns liest der Flow Aufträge, Preise und Kundeneinstellungen aus zwei SAP-Mandanten und ordnet sie richtig zu.

Was ist mit Leistungen, die im Vertrag enthalten sind?

Die werden als „Vertrag“ markiert, freigegeben und verbucht, aber nicht berechnet. So bleibt nachvollziehbar, was im Vertrag geleistet wurde.

Fazit

Der Abrechnungstag ist bei uns Geschichte. Die Vorarbeit passiert nachts und alle 30 Minuten, im Cockpit bleibt die Entscheidung. Und wenn ich auf „Rechnung anlegen“ klicke, stimmen danach SAP und TANSS überein.

Wie lange dauert die Abrechnung bei Ihnen? Im Taktcheck schauen wir uns an, wo die Zeit hängen bleibt.